E-Rechnung ab 2027: Was Kleinunternehmer wissen müssen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Die zwei gängigsten Formate in Deutschland sind:
- XRechnung — reines XML-Format, Pflicht bei öffentlichen Aufträgen
- ZUGFeRD — PDF mit eingebetteten XML-Daten (menschenlesbar + maschinenlesbar)
Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung.
Der Zeitplan
| Ab wann | Wer muss E-Rechnungen ausstellen? |
|---|---|
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit > 800.000 € Umsatz müssen E-Rechnungen ausstellen |
| 01.01.2028 | Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen |
| Dauerhaft befreit | Kleinunternehmer nach § 19 UStG |
Warum sind Kleinunternehmer befreit?
Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung. Da E-Rechnungen primär der automatisierten Umsatzsteuer-Verarbeitung dienen, sind Kleinunternehmer von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit.
Aber Achtung: Empfangspflicht!
Auch Kleinunternehmer müssen seit 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Du brauchst also:
- Eine E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang
- Eine Lösung zur GoBD-konformen Archivierung (z.B. Cloud-Speicher oder Buchhaltungssoftware)
Prüfe deinen Status
Nicht sicher, ob du unter die Kleinunternehmerregelung fällst? Nutze unseren Kleinunternehmer-Rechner — er prüft anhand deines Umsatzes, ob § 19 UStG für dich gilt.
Für Freelancer ist auch der Stundensatz-Rechner relevant: Er berücksichtigt Steuern und Sozialabgaben bei der Kalkulation.
Was müssen größere Unternehmen tun?
Wer über 800.000 € Umsatz macht, muss ab 01.01.2027 E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen. Die Schritte:
- Buchhaltungssoftware prüfen/aktualisieren (ZUGFeRD- oder XRechnung-fähig?)
- Rechnungsvorlagen auf E-Rechnungsformat umstellen
- Archivierung GoBD-konform einrichten (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
- Geschäftspartner informieren über den Format-Wechsel
Fazit
Für Kleinunternehmer besteht kein Handlungsbedarf bei der Ausstellung — aber die Empfangspflicht gilt bereits. Größere Unternehmen sollten die verbleibenden Monate bis Ende 2026 nutzen, um ihre Systeme umzustellen.
Weiterlesen
- Kleinunternehmer-Rechner — Prüfe, ob die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG für dich gilt
- Freelancer-Stundensatz-Rechner — Stundensatz kalkulieren inkl. Steuern und Sozialabgaben
Quellen: Wachstumschancengesetz, BMF, IHK, § 14 UStG