Freelancer werden: Steuern, Versicherung & Stundensatz
Der Sprung in die Selbstständigkeit
Freelancer werden klingt nach Freiheit. Ist es auch — aber die Steuerlast überrascht viele. Als Angestellter kümmert sich der Arbeitgeber um Lohnsteuer und Sozialversicherung. Als Freelancer bist du für alles selbst verantwortlich. Dieser Guide zeigt, was auf dich zukommt.
Freiberufler oder Gewerbetreibender?
Die Unterscheidung ist entscheidend, weil sie bestimmt, ob du Gewerbesteuer zahlst.
Freiberufler (kein Gewerbe nötig): - Katalogberufe: Ärzte, Anwälte, Architekten, Ingenieure, Journalisten, Designer - Katalogähnliche Berufe: IT-Berater, Unternehmensberater, Dozenten - Kein Gewerbe anmelden, keine Gewerbesteuer, keine IHK-Beiträge
Gewerbetreibender (Gewerbe anmelden): - Handwerker, Händler, Makler, Programmierer (je nach Tätigkeit) - Gewerbeanmeldung beim Ordnungsamt - Gewerbesteuer ab 24.500 EUR Gewinn — der Gewerbesteuer-Rechner zeigt dir die genaue Belastung
Im Zweifel: Beim Finanzamt nachfragen. Eine falsche Einordnung kann teuer werden.
Welche Steuern zahlst du?
1. Einkommensteuer
Dein Gewinn (Einnahmen minus Ausgaben) wird mit dem persönlichen Steuersatz besteuert. Der liegt 2026 zwischen 14 % und 45 % — progressiv. Der Grundfreibetrag von 12.348 EUR ist steuerfrei.
Beispiel: 60.000 EUR Gewinn → ca. 14.800 EUR Einkommensteuer + 812 EUR Soli = 15.612 EUR. Das sind effektiv 26 %. Als Angestellter mit gleichem Brutto wäre die Steuer ähnlich, aber du sparst dir die Arbeitgeber-Anteile nicht.
2. Umsatzsteuer
Du musst auf deine Rechnungen 19 % Umsatzsteuer aufschlagen und an das Finanzamt abführen. Dafür darfst du die Vorsteuer (USt auf deine Einkäufe) gegenrechnen.
Ausnahme: Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Bis 25.000 EUR Umsatz im Vorjahr und 100.000 EUR im laufenden Jahr bist du befreit. Kein USt-Ausweis, aber auch kein Vorsteuerabzug. Der Kleinunternehmer-Rechner prüft, ob du die Grenzen einhältst.
3. Gewerbesteuer (nur Gewerbetreibende)
Freibetrag: 24.500 EUR. Darüber: Steuermesszahl 3,5 % × Hebesatz deiner Gemeinde. Die Gewerbesteuer wird auf die Einkommensteuer angerechnet (§ 35 EStG). Bei niedrigem Hebesatz bleibt unter dem Strich wenig Gewerbesteuer übrig.
4. Solidaritätszuschlag
5,5 % auf die Einkommensteuer — aber nur wenn die ESt über der Freigrenze liegt (ca. 18.130 EUR ESt / 39.900 EUR zvE für Singles). Viele Freelancer mit moderatem Gewinn zahlen keinen Soli.
Versicherungen: Was brauchst du wirklich?
| Versicherung | Pflicht? | Kosten (ca.) |
|---|---|---|
| Krankenversicherung | Ja | GKV: 14,6 % + Zusatz (ca. 800–900 EUR/Mon bei 4.500 EUR Gewinn) oder PKV |
| Pflegeversicherung | Ja | 3,6 % (mit GKV) |
| Rentenversicherung | Nein* | Freiwillig ca. 600 EUR/Mon für vollen Rentenpunkt |
| Berufshaftpflicht | Dringend empfohlen | 30–200 EUR/Mon je nach Beruf |
| Berufsunfähigkeit | Dringend empfohlen | 50–150 EUR/Mon |
| Arbeitslosenversicherung | Optional (Antragspflichtversicherung) | ca. 90 EUR/Mon |
*Ausnahmen: Künstler (KSK), Handwerker, Lehrkräfte — für die besteht Rentenversicherungspflicht.
Die Krankenversicherung ist der größte Posten. Als Angestellter zahlt dein Arbeitgeber die Hälfte — als Freelancer zahlst du alles selbst. Bei 4.500 EUR Gewinn/Monat sind das ca. 850 EUR nur für KV + PV.
Stundensatz berechnen
Die meisten Freelancer unterschätzen ihren nötigen Stundensatz. Ein Angestellter mit 4.000 EUR brutto kostet den Arbeitgeber ca. 5.000 EUR. Als Freelancer musst du diesen Betrag selbst erwirtschaften — plus Urlaub, Krankheitstage, Akquise und Gewinnmarge.
Unser Freelancer-Stundensatz-Rechner kalkuliert das für dich. Hier die Faustregel:
Stundensatz = (Wunsch-Netto + Steuern + Versicherungen + Betriebskosten) ÷ fakturierbare Stunden
Beispiel: - Wunsch-Netto: 3.500 EUR/Monat - Steuern + Versicherungen: ca. 2.200 EUR/Monat - Betriebskosten: 300 EUR/Monat - Fakturierbare Stunden: 120 h/Monat (bei 75 % Auslastung) - → Stundensatz: ca. 50 EUR
Klingt viel? Ist aber das Minimum. In der IT-Beratung liegen typische Sätze bei 80–120 EUR, im Design bei 60–90 EUR.
Homeoffice und Betriebsausgaben
Als Freelancer kannst du viele Kosten absetzen:
- Arbeitszimmer: Anteilige Miete, wenn ein Raum ausschließlich beruflich genutzt wird. Alternativ: Homeoffice-Pauschale (6 EUR/Tag, max. 1.260 EUR/Jahr).
- Hardware: Laptop, Monitor, Drucker — bis 800 EUR netto sofort absetzen.
- Software: Adobe, Figma, JetBrains — Abo-Kosten sind Betriebsausgaben.
- Telefon & Internet: Beruflicher Anteil (pauschal 20 % oder Einzelnachweis).
- Fahrtkosten: 0,30 EUR/km zum Kunden oder tatsächliche Kosten.
- Fortbildung: Kurse, Konferenzen, Fachliteratur — vollständig absetzbar.
GmbH gründen oder Einzelunternehmen?
Ab ca. 80.000–100.000 EUR Gewinn kann eine GmbH steuerlich günstiger sein. Die Gesamtbelastung (KSt + GewSt + KapESt bei Ausschüttung) liegt bei ca. 30 % — während der persönliche ESt-Satz schon bei 42 % + Soli liegen kann.
Mehr dazu im Artikel GmbH vs. Einzelunternehmen. Der GmbH-Steuerrechner vergleicht beide Rechtsformen für deinen Gewinn.
Erste Schritte: Checkliste
- Beim Finanzamt anmelden — Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (über ELSTER)
- Gewerbe anmelden (falls nicht Freiberufler)
- Krankenversicherung klären — GKV freiwillig oder PKV
- Berufshaftpflicht abschließen
- Geschäftskonto eröffnen (keine Pflicht, aber dringend empfohlen)
- Buchhaltung einrichten — EÜR reicht für Einzelunternehmer. Tool: sevDesk, lexOffice, FastBill
- Stundensatz kalkulieren — Stundensatz-Rechner nutzen
- Kleinunternehmerregelung prüfen — Kleinunternehmer-Rechner
- Rücklagen bilden — Mindestens 30 % vom Umsatz für Steuern zurücklegen
Rechner für Freelancer
- Freelancer-Stundensatz-Rechner — Kalkuliere deinen Mindest-Stundensatz
- Kleinunternehmer-Rechner — Prüfe die Umsatzgrenzen nach § 19 UStG
- Gewerbesteuer-Rechner — Gewerbesteuer mit Hebesatz berechnen
- GmbH-Steuerrechner — GmbH vs. Einzelunternehmen
- Homeoffice-Rechner — Homeoffice-Pauschale optimieren
- Brutto-Netto-Rechner — Falls du parallel noch angestellt bist
- GmbH vs. Einzelunternehmen: Steuervergleich — Ab wann lohnt sich die GmbH?
- Kleinunternehmerregelung 2026: Der komplette Guide — § 19 UStG einfach erklärt
- Homeoffice-Pauschale 2026 — Steuerlich optimal absetzen