Verpflegungsmehraufwand berechnen 2026

Drei Tagesarten, drei Regeln

§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG kennt genau drei Fälle, und sie schließen sich gegenseitig aus. Wer den richtigen Fall trifft, hat den Rest schon fast erledigt.

• 28 € (Nummer 1): für jeden Kalendertag, an dem du 24 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend bist. Das sind die vollen Zwischentage einer mehrtägigen Reise.
• Je 14 € (Nummer 2): für den An- und den Abreisetag, wenn du an diesem, einem anschließenden oder einem vorhergehenden Tag außerhalb deiner Wohnung übernachtest.
• 14 € (Nummer 3): für einen Kalendertag ohne Übernachtung, an dem du mehr als 8 Stunden abwesend bist.

Der wichtigste Unterschied steckt in Nummer 2: Für An- und Abreisetage gibt es keine Mindestabwesenheit. Wer um 21 Uhr losfährt und auswärts übernachtet, bekommt für diesen Tag die vollen 14 €, obwohl er nur drei Stunden unterwegs war. Entscheidend ist allein die Übernachtung, nicht die Stundenzahl.

Für eintägige Reisen gilt umgekehrt die Acht-Stunden-Hürde streng. Eine Besonderheit regelt der zweite Halbsatz der Nummer 3 für Fahrten über Mitternacht ohne Übernachtung: Beginnt die Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nächsten, werden die 14 € für den Tag gewährt, an dem der überwiegende Teil der insgesamt mehr als acht Stunden liegt. Der Nachtdienst, der um 22 Uhr beginnt und um 4 Uhr endet, zählt damit auf dem Folgetag.

Die Kürzung rechnet immer mit 28 Euro

Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit, ist die Pauschale nach Satz 8 zu kürzen: um 20 Prozent für das Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen.

Der Bezugspunkt ist dabei die Falle. Die Prozentsätze beziehen sich ausdrücklich auf die Pauschale für einen vollen Kalendertag, also immer auf 28 € — auch dann, wenn für den betreffenden Tag nur 14 € angesetzt werden. In Euro sind das 5,60 € fürs Frühstück und je 11,20 € für Mittag- und Abendessen.

Daraus folgt ein Ergebnis, das viele überrascht: An einem Anreisetag mit 14 € Pauschale reichen ein Frühstück und ein Abendessen (5,60 + 11,20 = 16,80 €), um die Pauschale vollständig aufzuzehren. Satz 8 zieht dafür eine Grenze — die Kürzung darf die ermittelte Pauschale nicht übersteigen. Negativ wird der Abzug also nie, aber auf null kann er fallen.

Zwei Milderungen nennt das Gesetz noch. Hast du für die Mahlzeit ein Entgelt gezahlt, mindert dieser Betrag nach Satz 10 den Kürzungsbetrag. Und nach Satz 9 greift die Kürzung auch dann, wenn die Reisekostenvergütung wegen der Mahlzeiten einbehalten oder gekürzt wurde — doppelt bestraft wirst du also nicht, aber entkommen kannst du der Kürzung auch nicht durch die Abrechnungsform.

Was dabei herauskommt

Eine fünftägige Dienstreise mit drei vollen Tagen und zwei Reisetagen, aus der Engine gerechnet:

Bei Vollverpflegung auf einer Konferenz bleibt von 112 € also noch ein Fünftel übrig. Das Hotelfrühstück allein kostet dich schon 22,40 € Abzug — ein Grund, warum sich der Blick auf die Rechnung lohnt: Ist das Frühstück gesondert ausgewiesen und selbst bezahlt, mindert dieses Entgelt nach Satz 10 den Kürzungsbetrag.

Die Dreimonatsfrist

Nach Satz 6 ist der Abzug der Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Wer ein halbes Jahr beim selben Kunden sitzt, bekommt die Pauschale also nur für die erste Hälfte.

Satz 7 nennt die Ausnahme: Eine Unterbrechung führt zum Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Auf den Grund der Unterbrechung kommt es dabei nicht an. Urlaub, Krankheit oder ein Projekt woanders zählen gleichermaßen, solange die Vier-Wochen-Marke erreicht ist.

Die Frist läuft pro Tätigkeitsstätte, nicht pro Arbeitgeber oder pro Kunde. Wer zwischen zwei Standorten desselben Auftraggebers wechselt, hat für jeden Standort eine eigene Frist.

Erstattung vom Arbeitgeber

Erstattet dein Arbeitgeber die Verpflegung, ist das bis zur Höhe der Pauschalen nach § 3 Nr. 13 und 16 EStG steuerfrei. Dafür entfällt der Werbungskostenabzug: Satz 11 schließt ihn aus, soweit du steuerfreie Erstattungen erhältst. Beides zugleich geht nicht.

Zahlt der Arbeitgeber mehr als die Pauschalen, kann er den übersteigenden Teil nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG bis zur Höhe des Doppelten der Pauschalen mit 25 Prozent pauschal versteuern. Bei 112 € Pauschalen liegt diese Obergrenze also bei 224 €. Was darüber hinausgeht, ist normal steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Für Auslandsreisen treten nach Satz 5 länderweise unterschiedliche Pauschbeträge an die Stelle der Inlandswerte. Sie werden vom Bundesfinanzministerium aus den Auslandstagegeldern des Bundesreisekostengesetzes abgeleitet, mit 120 Prozent für den vollen Tag und 80 Prozent für An-, Abreise- und Achtstundentage, aufgerundet auf volle Euro. Maßgeblich ist der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hast. Dieser Rechner bildet nur die Inlandspauschalen ab.

Passende Rechner

• Pendlerpauschale-Rechner – für die Wege zur ersten Tätigkeitsstätte
• Homeoffice-Pauschale – die andere große Werbungskostenposition
• Einkommensteuer-Rechner – was der Abzug bei deinem Grenzsteuersatz wert ist

Quellen

• § 9 Abs. 4a EStG – Verpflegungspauschalen, Kürzung, Dreimonatsfrist
• § 3 Nr. 13 und 16 EStG – steuerfreie Reisekostenerstattung
• § 40 Abs. 2 EStG – Pauschalierung mit 25 Prozent
• Bundesreisekostengesetz – Grundlage der Auslandspauschbeträge

Normtext abgerufen am 18. Juli 2026. Die zeitweise geplante Anhebung auf 32 und 16 € ist nicht Gesetz geworden; es gelten weiterhin 28 und 14 €. Keine Steuerberatung.